Ein starkes Schüler:innen-Team aus unterschiedlichen Schwerpunkten der Bergheidengasse ist für Organisation, Marketing und Durchführung der großen Charity-Veranstaltung zuständig. Nach der Corona-Pause konnte mit dem Theaterhotel 2023 wieder ein System der Weitergabe des Know-How von Jahrgang zu Jahrgang aufgebaut werden.
Das Leitungsteam setzt sich aus Schüler:innen der 5. Jahrgänge zusammen. Als Assistent:innen werden auch die jüngeren Jahrgänge eingebunden. Das Riesen-Projekt wird zum Großteil in den betroffenen Ausbildungsschwerpunkten realisiert: Veranstaltungs- und Eventmanagement, Hotel- und Gastronomiemanagement, Marketing-Management im Tourismus, Hotelfachschule – Cateringmanagement.